上司も一人の人間ではありますが、ここではチームの総意として話しているので、基本的に主語は“we”を使いながら話しています。
ここでは、来るイベントについての会議なので、文中でも未来形が用いられています。(例えば”we are going to”のようなものが必要です。)

タスクを振り分ける際には、その納期も明確にしますよね。ここでの“by”は、「～まで（には）」を意味し、あることが特定の期日までに終わらなければならないという状況のときに用います。

“be able...”は、何かをすることが可能であるということを意味します。こういった会議の中では、リーダーはその仕事がいつまでに終わるのかということを把握したいと考えていますが、そういった際にこのフレーズはよく使われます。
“By Monday, we’ll be able to…”は、月曜日までに、あることを終わらせることが可能だということを意味します。

“going to say”は基本的には“suggest(提案する)”を意味します。
ただし、“We are suggesting…”と言うよりも、やや複雑な表現である印象になります。